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Sie können den Signaturablauf an Ihre Farben und Ihre Marke anpassen, damit Ihre Unterzeichner:innen Ihr Unternehmen sofort erkennen. In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie ein solches Branding erstellen und auf Ihre Signaturanfragen anwenden.
Was sind Brandings?
Indem Sie die Farben Ihres Unternehmens auf den Signaturablauf (E-Mails, Formulare und Signaturanfrageabläufe) anwenden, stärken Sie das Markenimage und schaffen ein einheitliches Erlebnis.
Mit Brandings können Sie:
Yousigns Farben an Ihre Marke anpassen
E-Mails an die jeweiligen Empfänger:innen (Versender:in, Genehmiger:in, Unterzeichner:in und Follower) anpassen
mehrere Brandings für Ihre verschiedenen Marken oder Abteilungen erstellen
Legen Sie den Geltungsbereich jeder individuellen Experience für Ihre gesamte Organisation oder für einen einzelnen Workspace fest und definieren Sie für jeden Workspace eine eigene Standard-Experience.
Diese Funktion ist in der Pro-Lizenz (begrenzt auf 2 Brandings) und in der Scale-Lizenz verfügbar. Sie können Ihr Abonnement direkt in Ihrem Account ändern.
Branding erstellen
Sie müssen Admin oder Kontoinhaber:in eines Pro- oder Scale-Accounts sein, um Brandings für Ihr Unternehmen einrichten zu können.
Sie können Brandings in Ihren Einstellungen erstellen:
Klicken Sie auf Ihre Initialen unten links in der Web-App.
Wählen Sie die Seite „Brandings“ aus.
Klicken Sie in der oberen rechten Ecke auf den „Neues Branding“-Button.
Geben Sie Ihrem Branding zuerst einen Namen, damit es leichter zu identifizieren ist.
Geltungsbereich auswählen
Wählen Sie aus, wer die individuelle Experience sehen und verwenden kann:
Organisation: Alle Mitglieder Ihrer Organisation können sie sehen und verwenden. Dies ist die Standardoption.
Workspace: Nur Mitglieder des ausgewählten Workspaces können sie sehen und verwenden. Wählen Sie den Workspace aus der Liste aus.
Gut zu wissen: Eine individuelle Experience mit dem Geltungsbereich Workspace kann nicht als Standard für die Organisation festgelegt werden. Deshalb wird die Option „Als Standard festlegen“ nicht angezeigt, wenn Sie einen Workspace auswählen.
Sie können mehrere Brandings erstellen, um den Anforderungen Ihrer verschiedenen Abteilungen oder Marken gerecht zu werden. Mit der Pro-Lizenz stehen Ihnen 2 Brandings zur Verfügung. Mit der Scale-Lizenz haben Sie unbegrenzt viele Brandings.
Die Erstellung eines Brandings umfasst 3 Abschnitte:
Corporate Design: Festlegen der Unternehmensfarben
Signaturablauf
E-Mail-Einstellungen
Corporate Design anpassen
Im Abschnitt „Corporate Design“ können Sie:
Importiere dein Logo
Format: .jpg, .jpeg, .gif, .png
Abmessungen: min. 200x200 pixels/max. 1000x1000 pixels
Maximales Gewicht: 500 Kb.
Klicke auf das Bearbeitungssymbol, um den Layout-Modus deines Logos auszuwählen:
Kreis: Das Logo wird in einem Kreis eingerahmt.
Original: Das Logo wird in seiner ursprünglichen Form und Proportion angezeigt.
Ihre eigenen Markenfarben hinzufügen:
Hintergrundfarbe
Textfarbe
Button-Farbe
Button-Text-Farbe
Klicken Sie auf die Farbe und wählen Sie eine Farbe aus der Palette oder geben Sie den Farbcode im Format #AAAAA ein.
In der Vorschau auf das Signature Interface (rechts am Bildschirmrand) sehen Sie direkt das Ergebnis der vorgenommenen Änderungen.
Anpassung des Signaturablaufs
Im Abschnitt „Signaturablauf“ können Sie das Folgende personalisieren:
1) Signaturablauf
Aktivieren oder Deaktivieren des Startbildschirms vor dem Formular (falls vorhanden) und dem Einsehen der Dokumente.
Aktivieren oder Deaktivieren der Seitenleiste auf der Dokumentenprüfungsseite.
Deaktivieren Sie diese Option, falls Sie den Signaturablauf verkürzen wollen. Ihre Unterzeichner:innen werden dann direkt von der Signaturanfrage zu den zu unterzeichnenden Dokumenten geleitet.
Aktivieren oder Deaktivieren der Anzeige von Aktivitäten im Zusammenhang mit der Einladung zur Unterschrift. Diese Aktivitäten, die für Genehmiger und Unterzeichner sichtbar sind, umfassen die Teilnehmerliste, deren Status (ausstehend oder abgeschlossen) und, nach Abschluss, das Datum, an dem die Aktion durchgeführt wurde.
Aktivieren oder Deaktivieren der Option, den Vertrag vor der Unterzeichnung herunterzuladen.
2) URL-Umleitung
Wenn nötig, können Sie Ihre Unterzeichner:innen am Ende des Signaturprozesses auf eine Seite Ihrer Wahl weiterleiten: Kopieren Sie die URL dieser Seite und fügen Sie sie ein.
Nutzen Sie diese Option, wenn Sie Ihre Unterzeichner:innen nach der Signatur auf eine personalisierte Dankesseite oder auf Ihre Website umleiten möchten.
Bei einem Fehler oder einer fehlgeschlagenen Signatur können Sie Ihre Unterzeichner:innen auf eine Seite Ihrer Wahl umleiten: Kopieren Sie die URL dieser Seite und fügen Sie sie ein.
Nutzen Sie diese Option, um Ihre Unterzeichner:innen über das Fehlschlagen ihrer Unterschrift zu informieren und sie auf einer bestimmten Seite durch die Schritte zu leiten, die zur erfolgreichen Durchführung des Signaturablaufs nötig sind.
Wenn der/die Unterzeichner:in die Unterschrift verweigert, können Sie ihn/sie auf eine Seite Ihrer Wahl weiterleiten: Kopieren Sie die URL dieser Seite und fügen Sie sie ein.
Nutzen Sie diese Option, wenn Sie Ihre Unterzeichner:innen nach der Verweigerung einer Unterschrift auf eine personalisierte Seite oder Ihre Website umleiten möchten.
Anpassung des Collect-Workflow-Erlebnisses (API)
Das personalisierte Erlebnis kann auch auf Collect Workflows angewendet werden, die ausschließlich über die Yousign API verfügbar sind.
Rufen Sie dazu die ID Ihres personalisierten Erlebnisses ab (verfügbar auf der Seite Benutzerdefinierte Erlebnisse) und übermitteln Sie sie unserem Team bei der Erstellung Ihres Workflow-Templates. Jede aus diesem Template generierte Dokumentensammlung zeigt automatisch Ihr personalisiertes Erlebnis an.
👉 Sie sind noch nicht mit Collect Workflows vertraut? Entdecken Sie diese neue Funktion.
E-Mail-Einstellungen anpassen
Im Abschnitt E-Mail-Einstellungen können Sie die E-Mail-Benachrichtigungen für jede:n Empfänger:in auf der Grundlage seiner/ihrer Rolle (Versender:in, Genehmiger:in, Unterzeichner:in oder Follower) anpassen:
Für den/die Versender:in der Signaturanfrage können Sie E-Mails für die folgenden Fälle aktivieren oder deaktivieren:
Anfrage ist genehmigt
Anfrage wurde abgelehnt
Anfrage ist (teilweise) unterschrieben
Anfrage ist fertig (vollständig unterzeichnet)
Anfrage wurde storniert
Unterzeichnung abgelehnt
Für den/die Genehmiger:in der Signaturanfrage können Sie E-Mails für die folgenden Fälle aktivieren oder deaktivieren:
Anfrage wurde storniert
Anfrage läuft bald ab (3 Tage vorher)
Ablaufdatum der Signaturanfrage wurde geändert oder wird erneut aktiviert
Unterzeichnung abgelehnt
Für den/die Unterzeichner:in der Signaturanfrage können Sie E-Mails für die folgenden Fälle aktivieren oder deaktivieren:
Anfrage ist (teilweise) unterschrieben
Anfrage ist fertig (vollständig unterzeichnet)
Anfrage wurde storniert
Anfrage läuft bald ab (3 Tage vorher)
Ablaufdatum der Signaturanfrage wurde geändert oder wird erneut aktiviert
Unterzeichnung abgelehnt
Für Follower der Signaturanfrage können Sie E-Mails für die folgenden Fälle aktivieren oder deaktivieren:
Anfrage ist genehmigt
Anfrage wurde abgelehnt
Anfrage ist (teilweise) unterschrieben
Anfrage ist fertig (vollständig unterzeichnet)
Anfrage wurde storniert
Anfrage ist abgelaufen
Unterzeichnung abgelehnt
Sie können die Kästchen je nach gewünschtem Signaturschritt ankreuzen. Es gibt keine Mindest- oder Höchstzahl an Optionen, die Sie auswählen müssen – Sie haben die Wahl.
Zu guter Letzt können Sie das Design der E-Mail ändern, indem Sie die folgenden Informationen anzeigen oder nicht anzeigen lassen:
Ihr Logo, Ihren Avatar oder Ihre Initialen
die Einleitung
Informationen zum Ablaufdatum
den Absender
Um die Erstellung zu bestätigen, klicken Sie auf den „Branding erstellen“-Button.
Geltungsbereich und Standard pro Workspace
Eine individuelle Experience kann auf zwei Arten zugewiesen werden:
Organisation: Für alle Mitglieder verfügbar und auf jede Signaturanfrage, Vorlage, jedes Formular oder jeden Workflow anwendbar.
Workspace: Nur für Mitglieder dieses Workspaces verfügbar und nur auf Ressourcen innerhalb desselben Workspaces anwendbar.
Sie können einen Standard auf zwei Ebenen festlegen:
Standard der Organisation: Gilt für Ihre gesamte Organisation. Es muss sich um eine organisationsweite Experience handeln.
Workspace-Standard (optional): Überschreibt den Organisationsstandard für einen bestimmten Workspace.
Wird eine Ressource in einem Workspace erstellt, gilt der Workspace-Standard, sofern einer festgelegt wurde. Andernfalls gilt der Organisationsstandard.
Einen Standard für einen Workspace festlegen
Gehen Sie zu den Workspace-Einstellungen.
Öffnen Sie den Tab Individuelle Experiences.
Wählen Sie die Experience aus, die als Standard für diesen Workspace verwendet werden soll.
Der Tab Individuelle Experiences in den Workspace-Einstellungen ist in den Pro-, Scale- und Trial-Plänen verfügbar.
Brandings verwalten
Sobald Ihr Branding erstellt ist, können Sie:
Legen Sie die Experience als Standard für die Organisation fest, damit sie für alle Signaturanfragen in Ihrer Organisation verwendet wird, die keinen Workspace-Standard haben. Nur organisationsweite Erfahrungen können als Organisationsstandard festgelegt werden.
es bearbeiten, um nötige Änderungen vorzunehmen
es löschen, falls Sie es nicht mehr verwenden möchten
ein neues Branding nach Ihren Anforderungen erstellen
Sie können den Geltungsbereich (Organisation oder Workspace) jederzeit ändern.
Nutzer:innen der Yousign-API können auch die Branding-Kennung kopieren und verwenden: Mehr dazu erfahren Sie in unserer Dokumentation.
Branding anwenden
Nachdem Sie ein oder mehrere Brandings erstellt haben, können Sie dasjenige auswählen, das Ihnen am besten gefällt (oder Sie können sich entscheiden, keins zu verwenden). Sie können das Branding in den folgenden Momenten auswählen:
bei der Erstellung einer Signaturanfrage im Abschnitt Einstellungen
Gut zu wissen: Auf der rechten Seite des Bildschirms sehen Sie eine Vorschau der E-Mails mit den Farben und Einstellungen des gewählten Brandings.
bei der Erstellung eines Formulars im Abschnitt Einstellungen
bei der Erstellung einer Vorlage im Abschnitt Einstellungen
Eine individuelle Experience mit dem Geltungsbereich Workspace wird nur angezeigt, wenn sich die Signaturanfrage, das Formular oder die Vorlage im selben Workspace befindet. Organisationsweite Experiences sind überall verfügbar.