Sie möchten, dass ein Dokument von einer beliebigen Person aus einer Gruppe unterzeichnet oder genehmigt wird, zum Beispiel von einer beliebigen Führungskraft eines Teams oder einem beliebigen Mitglied Ihrer Rechtsabteilung? Mit einer Empfängergruppe fügen Sie eine Gruppe möglicher Unterzeichner:innen oder Genehmiger:innen hinzu. Die erste Person, die handelt, unterzeichnet oder genehmigt im eigenen Namen. Ihre Signaturanfrage wird daher nie blockiert, weil eine Person abwesend ist.
Voraussetzungen
Empfängergruppen sind in den folgenden Tarifen verfügbar:
Tarif | Empfängergruppen pro Signaturanfrage |
Kostenlose Testversion | 2 |
Pro | 2 |
Scale | Unbegrenzt im Rahmen von 100 Unterzeichner:innen und 10 Genehmiger:innen pro Signaturanfrage |
Empfängergruppen sind in den Tarifen Free, One und Plus nicht verfügbar.
Empfängergruppen entdecken
Eine Empfängergruppe funktioniert wie ein einzelner/eine einzelne Unterzeichner:in oder Genehmiger:in:
Alle Mitglieder erhalten gleichzeitig eine Anfrage zum Unterzeichnen oder Genehmigen.
Nur ein Mitglied muss handeln. Sobald ein Mitglied unterzeichnet oder genehmigt hat, müssen die anderen nichts mehr tun. Nur der Name des Mitglieds, das unterzeichnet hat, erscheint auf dem unterzeichneten Dokument und im Nachweisprotokoll.
Eine Gruppe enthält entweder nur Unterzeichner:innen oder nur Genehmiger:innen, niemals beides.
Alle Mitglieder verwenden dieselben Einstellungen: Signaturstufe, Authentifizierungsmethode und Zustellmethode.
Empfängergruppen sind nur mit der einfachen elektronischen Signatur verfügbar.
Hinweis: Eine Empfängergruppe zählt unabhängig von der Anzahl ihrer Mitglieder als eine Signatur. Eine Gruppe mit 3 Unterzeichner:innen verbraucht zum Beispiel 1 Signatur.
Eine Empfängergruppe erstellen
Sie können beim Vorbereiten Ihrer Signaturanfrage eine Empfängergruppe erstellen, unabhängig von der gewählten Reihenfolge der Unterzeichnungen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
Klicken Sie auf Unterzeichner:in hinzufügen oder Genehmiger:in hinzufügen.
Klicken Sie unten in der Liste auf Neue Unterzeichnungsgruppe erstellen oder Neue Genehmigungsgruppe erstellen.
Geben Sie Ihrer Gruppe bei Bedarf einen Namen, zum Beispiel „Rechtsteam“. Der Name hilft Ihnen, die Gruppe wiederzuerkennen, wird den Mitgliedern aber nicht angezeigt.
Wählen Sie die Mitglieder aus Ihren Kontakten aus. Wenn eine Person noch nicht in Ihren Kontakten ist, können Sie sie direkt aus der Liste erstellen.
Klicken Sie auf Unterzeichnungsgruppe hinzufügen oder Genehmigungsgruppe hinzufügen.
Die Gruppe erscheint als ein Empfänger in der Liste der Unterzeichner:innen oder Genehmiger:innen.
Ziehen Sie die erforderlichen Felder für die Gruppe auf Ihr Dokument, wie für jede:n Unterzeichner:in.
Hinweis: Eine Gruppe benötigt mindestens 2 Mitglieder. Wenn Sie eine Gruppe mit nur 1 Mitglied erstellen, wird sie als normale:r Unterzeichner:in gespeichert.
Die an die Gruppe gesendete E-Mail anpassen
Sie können die E-Mail einer Signaturanfrage für jede Gruppe anpassen. Eine Empfängergruppe erhält eine individuelle Nachricht, die für alle Mitglieder gleich ist.
Empfängergruppen in Vorlagen und Massenversänden verwenden
In einer Vorlage können Sie eine Platzhalterperson durch eine Empfängergruppe ersetzen. Die Gruppe bleibt in jeder Signaturanfrage erhalten, die aus der Vorlage erstellt wird.
In einem Massenversand können Sie eine Vorlage verwenden, die eine Empfängergruppe enthält. Jede Signaturanfrage des Massenversands enthält die Gruppe.
Hinweis: Eine Platzhalterperson kann kein Mitglied einer Empfängergruppe sein.
Eine Empfängergruppe verwalten
Sie können eine Empfängergruppe während der Vorbereitung Ihrer Signaturanfrage bearbeiten, ersetzen oder entfernen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
Klicken Sie rechts neben dem Gruppennamen auf ....
Wählen Sie die gewünschte Aktion aus:
Gruppe bearbeiten, um Mitglieder hinzuzufügen oder zu entfernen oder die Gruppe umzubenennen.
Gruppe entfernen, um die gesamte Gruppe zu löschen.
Sie können auch eine:n Unterzeichner:in durch eine Empfängergruppe oder eine Empfängergruppe durch eine:n Unterzeichner:in ersetzen. Bereits auf dem Dokument platzierte Felder bleiben erhalten.
Sie erstellen die Gruppe in jeder Signaturanfrage. Wenn Sie dieselbe Gruppe regelmäßig verwenden möchten, fügen Sie sie einer Vorlage hinzu.
Hinweis: Nachdem die Signaturanfrage gesendet wurde, können Sie eine Gruppe bearbeiten, bis eines ihrer Mitglieder unterzeichnet, genehmigt, abgelehnt oder zurückgewiesen hat.
Was Mitglieder sehen
Die Mitglieder werden nicht darüber informiert, dass sie zu einer Gruppe gehören. Sie erhalten dieselbe Einladungs-E-Mail wie jede:r Unterzeichner:in oder Genehmiger:in.
Immer nur ein Mitglied kann unterzeichnen oder genehmigen. Wenn ein Mitglied die Signaturanfrage öffnet, während ein anderes Mitglied unterzeichnet, wird eine Meldung angezeigt, dass gerade eine andere Person unterzeichnet.
Wenn das Mitglied, das mit der Unterzeichnung begonnen hat, 10 Minuten lang nicht weiterarbeitet, kann ein anderes Mitglied beginnen. Das neue Mitglied sieht die vom vorherigen Mitglied eingegebenen Informationen nicht.
Sobald ein Mitglied unterzeichnet oder genehmigt hat, sehen die anderen Mitglieder eine Meldung, dass die Signaturanfrage bereits von einem anderen Empfänger unterzeichnet oder genehmigt wurde.
Nur das Mitglied, das unterzeichnet hat, kann auf das unterzeichnete Dokument und das Nachweisprotokoll zugreifen. Die anderen Mitglieder können nicht darauf zugreifen.
Hinweis: Wenn ein Mitglied die Signaturanfrage ablehnt oder zurückweist, wird die gesamte Signaturanfrage abgelehnt oder zurückgewiesen.
Eine Signaturanfrage mit einer Empfängergruppe verfolgen
Auf der Detailseite Ihrer Signaturanfrage erscheint die Empfängergruppe als ein Empfänger. Sie können sie öffnen, um für jedes Mitglied Folgendes zu sehen:
Den Status, zum Beispiel unterzeichnet oder wartet
Den Zustellstatus der E-Mails
Sobald ein Mitglied unterzeichnet hat, zeigt das Nachweisprotokoll den Namen dieses Mitglieds an.
Eine Erinnerung senden
Automatische Erinnerungen werden in der von Ihnen gewählten Häufigkeit an alle Mitglieder gesendet, die noch nicht gehandelt haben. So senden Sie eine manuelle Erinnerung:
Klicken Sie rechts neben dem Gruppennamen auf ....
Klicken Sie auf Erinnerung senden.
Alle Mitglieder, die noch nicht gehandelt haben, erhalten die Erinnerung.
FAQ
Kann ein Mitglied einer Gruppe die anderen Mitglieder sehen?
Nein. Die Mitglieder werden nicht darüber informiert, dass sie zu einer Gruppe gehören, und sehen die anderen Mitglieder nicht.
Kann ich eine Empfängergruppe mit der fortgeschrittenen oder qualifizierten elektronischen Signatur verwenden?
Nein. Empfängergruppen sind nur mit der einfachen elektronischen Signatur verfügbar.
Warum kann ein anderes Mitglied gerade nicht unterzeichnen?
Immer nur ein Mitglied kann gleichzeitig unterzeichnen. Wenn ein anderes Mitglied mit der Unterzeichnung begonnen hat, warten Sie, bis es fertig ist. Wenn es 10 Minuten lang nicht weitermacht, können Sie beginnen.
Kann ich eine Empfängergruppe speichern, um sie später wiederzuverwenden?
Nein. Sie erstellen die Gruppe in jeder Signaturanfrage. Wenn Sie dieselbe Gruppe regelmäßig verwenden möchten, fügen Sie sie einer Vorlage hinzu.
Was passiert mit meinen Empfängergruppen, wenn ich zu einem Tarif ohne diese Funktion wechsle?
Bereits gesendete Signaturanfragen sind nicht betroffen und können normal abgeschlossen werden. Ihre Entwürfe und Vorlagen mit einer Empfängergruppe bleiben erhalten. Wenn Sie versuchen, sie zu senden, werden Sie in einer Meldung aufgefordert, die Gruppe zuerst zu entfernen oder zu einem berechtigten Tarif zurückzuwechseln.