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Los espacios de trabajo te permiten organizar tus invitaciones a firmar, Formularios y contactos según la estructura de tu empresa, garantizando al mismo tiempo la confidencialidad de los datos entre los usuarios.
Descubre los espacios de trabajo
Los espacios de trabajo te permiten:
Separar equipos, departamentos o filiales.
Controlar el acceso a documentos, formularios y contactos.
Mantener la confidencialidad entre los usuarios.
El número de espacios de trabajo disponibles depende de tu plan:
Plan Plus: hasta 5 espacios de trabajo.
Plan Pro: hasta 10 espacios de trabajo.
Plan Scale: límite personalizado.
Crea un espacio de trabajo
Para crear un espacio de trabajo, debes tener el rol de Owner y una suscripción Plus, Pro o Scale.
Haz clic en tus iniciales, en la esquina inferior izquierda de la pantalla.
Ve a la página Espacios de trabajo.
Ya existe un espacio de trabajo creado automáticamente. Todos los usuarios, documentos, formularios y contactos actuales están asociados a él.
Haz clic en Crear espacio de trabajo, en la esquina superior derecha.
Introduce un nombre para el espacio de trabajo (por ejemplo, Recursos Humanos o Departamento Comercial).
Opcionalmente, introduce un nombre público, que será el nombre mostrado externamente al enviar invitaciones a firmar.
Nota: Solo los usuarios con el rol de Owner pueden crear o eliminar espacios de trabajo. Al crear un nuevo espacio de trabajo, el Owner se añade automáticamente y siempre tiene acceso a todos los espacios de trabajo.
Accede y navega por la configuración de un espacio de trabajo
Para abrir un espacio de trabajo y acceder a su configuración:
Ve a la página Espacios de trabajo.
Haz clic en el nombre del espacio de trabajo que deseas gestionar.
Accederás a la página Configuración del espacio de trabajo, organizada en tres pestañas:
Usuarios: gestiona quién pertenece al espacio de trabajo y su nivel de acceso.
Configuración general: edita el nombre del espacio de trabajo y el nombre público que se muestra a los destinatarios.
Configuración de firma: define la fecha de caducidad predeterminada y el nivel de seguridad para las invitaciones a firmar enviadas desde este espacio de trabajo.
Consejo: También puedes hacer clic en el menú ⋯ situado junto a un espacio de trabajo y seleccionar Editar la configuración del espacio de trabajo para acceder a la misma página, o Copiar el ID del espacio de trabajo si necesitas utilizarlo en una llamada a la API.
Gestiona los usuarios de un espacio de trabajo
Añadir usuarios a un espacio de trabajo
Los Owners y Administrators pueden invitar a otros usuarios de la organización.
Ve a la página Espacios de trabajo.
Selecciona el espacio de trabajo correspondiente.
Haz clic en Añadir usuarios, en la esquina superior derecha.
Busca al usuario y haz clic en Invitar al espacio de trabajo.
Si el usuario todavía no forma parte de tu organización, primero deberás invitarlo.
Los Administrators pueden acceder a todas las invitaciones a firmar y formularios de los espacios de trabajo a los que pertenecen.
Los Members solo pueden ver y gestionar sus propias invitaciones a firmar, pero pueden utilizar los formularios y contactos del espacio de trabajo.
Eliminar usuarios de un espacio de trabajo
Ve a la página Espacios de trabajo.
Selecciona el espacio de trabajo.
Haz clic en … junto al usuario y selecciona Eliminar usuario del espacio de trabajo.
El usuario perderá el acceso a todas las invitaciones a firmar de ese espacio de trabajo.
Excepciones:
Los usuarios que solo pertenecen a un único espacio de trabajo no pueden eliminarse. En su lugar, deberás suspender su acceso.
Los usuarios con el rol de Owner no pueden eliminarse.
Edita el nombre de un espacio de trabajo
Abre el espacio de trabajo y ve a la pestaña Configuración general.
Actualiza el campo Nombre del espacio de trabajo.
Opcionalmente, marca Elegir un nombre público para este espacio de trabajo e introduce el Nombre público del espacio de trabajo. Este será el nombre que verán los destinatarios cuando este espacio de trabajo envíe una invitación a firmar.
Haz clic en Cambiar nombre para confirmar.
Configura los ajustes de firma de un espacio de trabajo
Cada espacio de trabajo puede utilizar la configuración de firma predeterminada de la organización o sustituirla por su propia configuración. Esto resulta útil, por ejemplo, si el equipo de Recursos Humanos necesita un plazo de firma más largo que el equipo Comercial, o si un departamento requiere un nivel de seguridad más alto.
Puedes personalizar los siguientes ajustes a nivel del espacio de trabajo:
Preferencia de caducidad de la firma: el período de validez predeterminado durante el cual los destinatarios pueden firmar.
Nivel de seguridad de la firma: el nivel de firma predeterminado (Simple, Avanzada o Cualificada) y, para la firma electrónica simple, el modo de autenticación (sin código de seguridad, código por correo electrónico o código por SMS).
Quién puede hacer qué
Los Owners y Administrators del espacio de trabajo pueden ver y editar estos ajustes.
Los Members pueden consultarlos, pero no modificarlos.
Sustituir un ajuste definido a nivel de la organización
Abre el espacio de trabajo y ve a la pestaña Configuración de firma.
Modifica el valor del ajuste que desees (por ejemplo, establecer una caducidad de 1 mes en lugar de los 6 meses definidos para la organización, o seleccionar otro método de autenticación).
Haz clic en Guardar al final de la página.
El ajuste mostrará ahora la indicación (Personalizado) junto a su nombre y aparecerá el enlace Restablecer a la configuración predeterminada de la organización.
Importante: Los cambios solo se aplican después de hacer clic en Guardar. Si abandonas la página sin guardar, se perderán.
Restablecer un ajuste a la configuración predeterminada de la organización
En la pestaña Configuración de firma, haz clic en Restablecer a la configuración predeterminada de la organización debajo del ajuste correspondiente.
Haz clic en Guardar.
El ajuste volverá a utilizar la configuración predeterminada de la organización y reflejará automáticamente cualquier cambio futuro realizado a ese nivel.
Cómo afectan los cambios realizados a nivel de la organización
Si un ajuste utiliza la configuración predeterminada de la organización, se actualizará automáticamente cuando esta cambie.
Si un ajuste ha sido personalizado para el espacio de trabajo, permanecerá sin cambios aunque la configuración de la organización se modifique. Para volver a sincronizarlo, haz clic en Restablecer a la configuración predeterminada de la organización.
Elimina un espacio de trabajo
Solo los usuarios con el rol de Owner pueden eliminar un espacio de trabajo.
Ve a la página Espacios de trabajo.
Haz clic en … junto al espacio de trabajo y selecciona Eliminar espacio de trabajo.
Elige otro espacio de trabajo al que transferir todo el contenido (invitaciones a firmar, formularios, contactos y usuarios).
Importante:
Siempre debe existir al menos un espacio de trabajo en la cuenta.
No es posible eliminar un espacio de trabajo si tiene asociadas claves API activas con ámbito de espacio de trabajo.
Si la eliminación está bloqueada porque existen claves API asociadas:
Haz clic en Gestionar claves API en la ventana emergente.
Serás redirigido a la página Claves API, filtrada para mostrar todas las claves API con ámbito de espacio de trabajo vinculadas a ese espacio.
Revoca todas esas claves API.
Vuelve a la página de espacios de trabajo y elimina el espacio.
Nota sobre roles y permisos
Owner: acceso completo a todos los espacios de trabajo. Puede crear, cambiar el nombre, eliminar espacios de trabajo y gestionar usuarios.
Administrator: puede gestionar usuarios y recursos en los espacios de trabajo a los que pertenece.
Member: solo puede acceder a sus propias invitaciones a firmar, pero puede utilizar los formularios y contactos del espacio de trabajo.
Obtén ayuda
Si tienes alguna pregunta o necesitas ayuda para gestionar los espacios de trabajo, ponte en contacto con tu representante de cuenta.