Vous souhaitez qu’un document soit signé ou approuvé par n’importe quelle personne parmi plusieurs, par exemple par n’importe quel manager d’une équipe ou membre de votre service juridique ? Avec un groupe de destinataires, vous ajoutez un groupe de signataires ou d’approbateurs possibles. La première personne qui agit signe ou approuve en son nom. Votre invitation à signer n’est donc jamais bloquée parce qu’une personne est absente.
Prérequis
Les groupes de destinataires sont disponibles avec les plans suivants :
Plans | Groupes de destinataires par invitation à signer |
Essai gratuit | 2 |
Pro | 2 |
Scale | Nombre illimité, dans la limite de 100 signataires et 10 approbateurs par invitation à signer |
Les groupes de destinataires ne sont pas disponibles avec les plans Free, One et Plus.
Découvrir les groupes de destinataires
Un groupe de destinataires fonctionne comme un signataire ou un approbateur unique :
Tous les membres reçoivent une invitation à signer ou approuver en même temps.
Un seul membre doit agir. Dès qu’un membre a signé ou approuvé, les autres n’ont plus rien à faire. Seul le nom du membre qui a signé apparaît sur le document signé et dans le dossier de preuves.
Un groupe contient uniquement des signataires ou uniquement des approbateurs, jamais les deux.
Tous les membres partagent les mêmes paramètres : niveau de signature, méthode d’authentification et mode d’envoi.
Les groupes de destinataires sont disponibles uniquement avec le niveau de signature électronique simple.
Remarque : un groupe de destinataires compte comme une seule signature, quel que soit le nombre de ses membres. Par exemple, un groupe de 3 signataires consomme 1 signature.
Créer un groupe de destinataires
Vous pouvez créer un groupe de destinataires lors de la préparation de votre invitation à signer, quel que soit l’ordre de signature choisi. Pour cela :
Cliquez sur Ajouter un signataire ou Ajouter un approbateur.
Cliquez sur Créer un nouveau groupe de signataires ou Créer un nouveau groupe d'approbateurs en bas de la liste.
Si nécessaire, donnez un nom à votre groupe, par exemple « Équipe juridique ». Ce nom vous aide à reconnaître le groupe, mais les membres ne le voient pas.
Sélectionnez les membres parmi vos contacts. Si une personne ne figure pas encore dans vos contacts, vous pouvez la créer directement depuis la liste.
Cliquez sur Ajouter un groupe de signataires ou Ajouter un groupe d'approbateurs.
Le groupe apparaît comme un seul destinataire dans la liste des signataires ou des approbateurs.
Faites glisser les champs nécessaires sur votre document pour le groupe, comme vous le feriez pour un signataire.
Remarque : un groupe doit compter au moins 2 membres.
Personnaliser l’e-mail envoyé au groupe
Vous pouvez personnaliser l’e-mail d’une invitation à signer pour chaque groupe. Un groupe de destinataires reçoit un seul message personnalisé, identique pour tous ses membres.
Utiliser les groupes de destinataires dans les modèles et les envois en masse
Dans un modèle, vous pouvez remplacer un signataire fictif par un groupe de destinataires. Le groupe est conservé dans chaque invitation à signer créée à partir du modèle.
Dans un envoi en masse, vous pouvez utiliser un modèle qui contient un groupe de destinataires. Chaque invitation à signer de l’envoi en masse inclut le groupe.
Remarque : un signataire modifiable ne peut pas être membre d’un groupe de destinataires.
Gérer un groupe de destinataires
Vous pouvez modifier, remplacer ou supprimer un groupe de destinataires lors de la préparation de votre invitation à signer. Pour cela :
Cliquez sur ... à droite du nom du groupe.
Sélectionnez l’action souhaitée :
Modifier le groupe pour ajouter ou supprimer des membres, ou renommer le groupe.
Supprimer le groupe pour supprimer le groupe entier.
Vous pouvez également remplacer un signataire par un groupe de destinataires, ou un groupe de destinataires par un signataire. Les champs déjà placés sur le document sont conservés.
Vous créez le groupe dans chaque invitation à signer. Pour réutiliser souvent le même groupe, ajoutez-le à un modèle.
Remarque : une fois l’invitation à signer envoyée, vous pouvez modifier un groupe jusqu’à ce que l’un de ses membres signe, approuve, refuse ou rejette la demande.
Ce que voient les membres
Les membres ne sont pas informés qu’ils appartiennent à un groupe. Ils reçoivent le même e-mail d’invitation que n’importe quel signataire ou approbateur.
Un seul membre à la fois peut signer ou approuver. Si un membre ouvre l’invitation à signer pendant qu’un autre est en train de signer, il voit un message indiquant qu’une autre personne est actuellement en train de signer.
Si le membre qui a commencé à signer s’arrête pendant 10 minutes, un autre membre peut commencer. Le nouveau membre ne voit pas les informations saisies par le membre précédent.
Dès qu’un membre a signé ou approuvé, les autres membres voient un message indiquant que l’invitation à signer a déjà été signée ou approuvée par un autre destinataire.
Seul le membre qui a signé peut accéder au document signé et au dossier de preuves. Les autres membres n’y ont pas accès.
Remarque : si un membre refuse ou rejette l’invitation à signer, l’ensemble de l’invitation est refusé ou rejeté.
Suivre une invitation à signer avec un groupe de destinataires
Sur la page de détails de votre invitation à signer, le groupe de destinataires apparaît comme un seul destinataire. Vous pouvez l’ouvrir pour voir, pour chaque membre :
Son statut, par exemple signé ou en attente
Le statut d’envoi de ses e-mails
Une fois qu’un membre a signé, le dossier de preuves affiche le nom de ce membre.
Envoyer un rappel
Des rappels automatiques sont envoyés à tous les membres qui n’ont pas encore agi, selon la fréquence que vous avez choisie. Pour envoyer un rappel manuel :
Cliquez sur ... à droite du nom du groupe.
Cliquez sur Envoyer un rappel.
Tous les membres qui n’ont pas encore agi reçoivent le rappel.
FAQ
Un membre d’un groupe peut-il voir les autres membres ?
Non. Les membres ne sont pas informés qu’ils appartiennent à un groupe et ne voient pas les autres membres.
Puis-je utiliser un groupe de destinataires avec la signature électronique avancée ou la signature électronique qualifiée ?
Non. Les groupes de destinataires sont disponibles uniquement avec le niveau de signature électronique simple.
Pourquoi un autre membre ne peut-il pas signer maintenant ?
Un seul membre peut signer à la fois. Si un autre membre a commencé à signer, attendez qu’il termine. S’il s’arrête pendant 10 minutes, vous pouvez commencer.
Puis-je enregistrer un groupe de destinataires pour le réutiliser plus tard ?
Non. Vous créez le groupe dans chaque invitation à signer. Pour réutiliser souvent le même groupe, ajoutez-le à un modèle.
Que deviennent mes groupes de destinataires si je passe à un forfait qui ne propose pas cette fonctionnalité ?
Les invitations à signer déjà envoyées ne sont pas affectées et peuvent être terminées normalement. Vos brouillons et vos modèles contenant un groupe de destinataires sont conservés. Lorsque vous essayez de les envoyer, un message vous demande de supprimer le groupe ou de revenir à un forfait éligible.