Vuoi che un documento venga firmato o approvato da una qualsiasi persona tra più persone, ad esempio da un qualsiasi manager di un team o da un qualsiasi membro del tuo ufficio legale? Con un gruppo di destinatari, puoi aggiungere un gruppo di potenziali firmatari o approvatori. La prima persona che agisce firma o approva a proprio nome. In questo modo, la tua richiesta di firma non viene mai bloccata perché una persona è assente.
Prerequisiti
I gruppi di destinatari sono disponibili nei seguenti piani:
Piano | Gruppi di destinatari per richiesta di firma |
Prova gratuita | 2 |
Pro | 2 |
Scale | Illimitati, entro i limiti di 100 firmatari e 10 approvatori per richiesta di firma |
I gruppi di destinatari non sono disponibili nei piani Free, One e Plus.
Scoprire i gruppi di destinatari
Un gruppo di destinatari funziona come un unico firmatario o approvatore:
Tutti i membri ricevono contemporaneamente una richiesta di firma o di approvazione.
Deve agire un solo membro. Quando un membro firma o approva, gli altri non devono fare altro. Sul documento firmato e nel registro attività compare solo il nome del membro che ha firmato.
Un gruppo contiene solo firmatari o solo approvatori, mai entrambi.
Tutti i membri condividono le stesse impostazioni: livello di firma, metodo di autenticazione e metodo di consegna.
I gruppi di destinatari sono disponibili solo con il livello di firma elettronica semplice.
Nota: un gruppo di destinatari conta come una sola firma, indipendentemente dal numero di membri. Ad esempio, un gruppo di 3 firmatari consuma 1 firma.
Creare un gruppo di destinatari
Puoi creare un gruppo di destinatari durante la preparazione della richiesta di firma, indipendentemente dall’ordine di firma scelto. Per farlo:
Fai clic su Aggiungi firmatario o Aggiungi approvatore.
Fai clic su Crea un nuovo gruppo di firma o Crea un nuovo gruppo di approvazione in fondo all’elenco.
Se necessario, assegna un nome al gruppo, ad esempio «Team legale». Il nome ti aiuta a riconoscere il gruppo, ma non è visibile ai membri.
Seleziona i membri dai tuoi contatti. Se una persona non è ancora tra i tuoi contatti, puoi crearla direttamente dall’elenco.
Fai clic su Aggiungi gruppo di firma o Aggiungi gruppo di approvazione.
Il gruppo compare come un unico destinatario nell’elenco dei firmatari o degli approvatori.
Trascina sul documento i campi necessari per il gruppo, come faresti per qualsiasi firmatario.
Nota: un gruppo deve avere almeno 2 membri. Se crei un gruppo con un solo membro, viene salvato come un firmatario normale.
Personalizzare l’e-mail inviata al gruppo
Puoi personalizzare l’e-mail di una richiesta di firma per ogni gruppo. Un gruppo di destinatari riceve un solo messaggio personalizzato, uguale per tutti i membri.
Usare i gruppi di destinatari nei modelli e negli invii in blocco
In un modello, puoi sostituire un firmatario segnaposto con un gruppo di destinatari. Il gruppo viene mantenuto in ogni richiesta di firma creata dal modello.
In un invio in blocco, puoi usare un modello che contiene un gruppo di destinatari. Ogni richiesta di firma dell’invio in blocco include il gruppo.
Nota: un firmatario segnaposto non può essere membro di un gruppo di destinatari.
Gestire un gruppo di destinatari
Puoi modificare, sostituire o rimuovere un gruppo di destinatari durante la preparazione della richiesta di firma. Per farlo:
Fai clic su ... a destra del nome del gruppo.
Seleziona l’azione desiderata:
Modifica gruppo per aggiungere o rimuovere membri oppure rinominare il gruppo.
Rimuovi gruppo per eliminare l’intero gruppo.
Puoi anche sostituire un firmatario con un gruppo di destinatari o un gruppo di destinatari con un firmatario. I campi già inseriti nel documento vengono mantenuti.
Crei il gruppo in ogni richiesta di firma. Per riutilizzare spesso lo stesso gruppo, aggiungilo a un modello.
Nota: dopo l’invio della richiesta di firma, puoi modificare un gruppo finché uno dei suoi membri non firma, approva, rifiuta o respinge la richiesta.
Cosa vedono i membri
I membri non vengono informati del fatto che appartengono a un gruppo. Ricevono la stessa e-mail di invito di qualsiasi firmatario o approvatore.
Può firmare o approvare un solo membro alla volta. Se un membro apre la richiesta di firma mentre un altro sta firmando, visualizza un messaggio che indica che un’altra persona sta firmando.
Se il membro che ha iniziato a firmare si ferma per 10 minuti, un altro membro può iniziare. Il nuovo membro non vede le informazioni inserite dal membro precedente.
Quando un membro firma o approva, gli altri visualizzano un messaggio che indica che la richiesta di firma è già stata firmata o approvata da un altro destinatario.
Solo il membro che ha firmato può accedere al documento firmato e al registro attività. Gli altri membri non possono accedervi.
Nota: se un membro rifiuta o respinge la richiesta di firma, l’intera richiesta viene rifiutata o respinta.
Monitorare una richiesta di firma con un gruppo di destinatari
Nella pagina dei dettagli della richiesta di firma, il gruppo di destinatari compare come un unico destinatario. Puoi aprirlo per vedere, per ogni membro:
Il suo stato, ad esempio firmato o in attesa
Lo stato di consegna delle sue e-mail
Quando un membro ha firmato, il registro attività mostra il suo nome.
Inviare un sollecito
I solleciti automatici vengono inviati a tutti i membri che non hanno ancora agito, con la frequenza che hai scelto. Per inviare un sollecito manuale:
Fai clic su ... a destra del nome del gruppo.
Fai clic su Invia un promemoria.
Tutti i membri che non hanno ancora agito ricevono il sollecito.
Domande frequenti
Un membro del gruppo può vedere gli altri membri?
No. I membri non vengono informati del fatto che appartengono a un gruppo e non vedono gli altri membri.
Posso usare un gruppo di destinatari con la firma elettronica avanzata o qualificata?
No. I gruppi di destinatari sono disponibili solo con il livello di firma elettronica semplice.
Perché un altro membro non può firmare in questo momento?
Un solo membro può firmare alla volta. Se un altro membro ha iniziato a firmare, aspetta che finisca. Se si ferma per 10 minuti, puoi iniziare.
Posso salvare un gruppo di destinatari per riutilizzarlo in seguito?
No. Crei il gruppo in ogni richiesta di firma. Per riutilizzare spesso lo stesso gruppo, aggiungilo a un modello.
Cosa succede ai miei gruppi di destinatari se passo a un piano che non include questa funzionalità?
Le richieste di firma già inviate non vengono interessate e possono essere completate normalmente. Le bozze e i modelli con un gruppo di destinatari vengono conservati. Quando provi a inviarli, un messaggio ti chiede di rimuovere prima il gruppo o di tornare a un piano idoneo.