¿Quieres que un documento lo firme o apruebe cualquier persona de un grupo, por ejemplo cualquier manager de un equipo o cualquier miembro de tu departamento jurídico? Con un grupo de destinatarios, añades un grupo de posibles firmantes o aprobadores. La primera persona que actúa firma o aprueba en su propio nombre. Así, tu invitación de firma nunca se bloquea porque una persona esté ausente.
Requisitos
Los grupos de destinatarios están disponibles en los siguientes planes:
Plan | Grupos de destinatarios por invitación de firma |
Prueba gratuita | 2 |
Pro | 2 |
Scale | Ilimitados, dentro de los límites de 100 firmantes y 10 aprobadores por invitación de firma |
Los grupos de destinatarios no están disponibles en los planes Free, One y Plus.
Descubrir los grupos de destinatarios
Un grupo de destinatarios funciona como un único firmante o aprobador:
Todos los miembros reciben una solicitud para firmar o aprobar al mismo tiempo.
Solo tiene que actuar un miembro. Cuando un miembro firma o aprueba, los demás ya no tienen que hacer nada. Solo el nombre del miembro que ha firmado aparece en el documento firmado y en la pista de auditoría.
Un grupo contiene solo firmantes o solo aprobadores, nunca ambos.
Todos los miembros comparten la misma configuración: nivel de firma, método de autenticación y método de entrega.
Los grupos de destinatarios están disponibles únicamente con el nivel de firma electrónica simple.
Nota: Un grupo de destinatarios cuenta como una sola firma, independientemente del número de miembros. Por ejemplo, un grupo de 3 firmantes consume 1 firma.
Crear un grupo de destinatarios
Puedes crear un grupo de destinatarios al preparar tu invitación de firma, independientemente del orden de firma que elijas. Para hacerlo:
Haz clic en Añadir firmante o Añadir aprobador.
Haz clic en Crear nuevo grupo de firmantes o Crear nuevo grupo de aprobación en la parte inferior de la lista.
Si quieres, ponle un nombre al grupo, por ejemplo, «Equipo jurídico». Este nombre te ayuda a reconocer el grupo, pero los miembros no lo ven.
Selecciona a los miembros de tus contactos. Si una persona todavía no está en tus contactos, puedes crearla directamente desde la lista.
Haz clic en Añadir grupo de firmantes o Añadir grupo de aprobación.
El grupo aparece como un único destinatario en la lista de firmantes o aprobadores.
Arrastra los campos necesarios al documento para el grupo, como harías con cualquier firmante.
Nota: Un grupo debe tener al menos 2 miembros. Si creas un grupo con un solo miembro, se guarda como un firmante normal.
Personalizar el correo electrónico enviado al grupo
Puedes personalizar el correo electrónico de una invitación de firma para cada grupo. Un grupo de destinatarios recibe un único mensaje personalizado, igual para todos sus miembros.
Usar grupos de destinatarios en plantillas y envíos masivos
En una plantilla, puedes sustituir un firmante marcador de posición por un grupo de destinatarios. El grupo se conserva en cada invitación de firma creada a partir de la plantilla.
En un envío masivo, puedes usar una plantilla que contenga un grupo de destinatarios. Cada invitación de firma del envío masivo incluye el grupo.
Nota: Un firmante marcador de posición no puede ser miembro de un grupo de destinatarios.
Gestionar un grupo de destinatarios
Puedes editar, sustituir o eliminar un grupo de destinatarios mientras preparas tu invitación de firma. Para hacerlo:
Haz clic en ..., a la derecha del nombre del grupo.
Selecciona la acción que quieras:
Editar grupo para añadir o eliminar miembros, o cambiar el nombre del grupo.
Eliminar grupo para borrar el grupo completo.
También puedes sustituir un firmante por un grupo de destinatarios, o un grupo de destinatarios por un firmante. Los campos que ya hayas colocado en el documento se conservan.
Creas el grupo en cada invitación de firma. Si quieres reutilizar el mismo grupo con frecuencia, añádelo a una plantilla.
Nota: Una vez enviada la invitación de firma, puedes editar un grupo hasta que uno de sus miembros firme, apruebe, rechace o deniegue la solicitud.
Lo que ven los miembros
Los miembros no reciben ninguna notificación de que forman parte de un grupo. Reciben el mismo correo de invitación que cualquier firmante o aprobador.
Solo un miembro cada vez puede firmar o aprobar. Si un miembro abre la invitación de firma mientras otro está firmando, verá un mensaje que indica que otra persona está firmando en ese momento.
Si el miembro que ha empezado a firmar se detiene durante 10 minutos, otro miembro puede empezar. El nuevo miembro no verá la información que haya introducido el miembro anterior.
Cuando un miembro firma o aprueba, los demás miembros ven un mensaje que indica que otro destinatario ya ha firmado o aprobado la invitación de firma.
Solo el miembro que ha firmado puede acceder al documento firmado y a la pista de auditoría. Los demás miembros no pueden acceder a ellos.
Nota: Si un miembro rechaza o deniega la invitación de firma, toda la invitación se rechaza o se deniega.
Seguir una invitación de firma con un grupo de destinatarios
En la página de detalles de tu invitación de firma, el grupo de destinatarios aparece como un único destinatario. Puedes abrirlo para ver, para cada miembro:
Su estado, por ejemplo, firmado o pendiente
El estado de entrega de sus correos electrónicos
Cuando un miembro ha firmado, la pista de auditoría muestra su nombre.
Enviar un recordatorio
Se envían recordatorios automáticos a todos los miembros que todavía no han actuado, con la frecuencia que hayas elegido. Para enviar un recordatorio manual:
Haz clic en ..., a la derecha del nombre del grupo.
Haz clic en Enviar recordatorio.
Todos los miembros que todavía no hayan actuado recibirán el recordatorio.
Preguntas frecuentes
¿Puede un miembro de un grupo ver a los demás miembros?
No. Los miembros no reciben ninguna notificación de que forman parte de un grupo y no pueden ver a los demás miembros.
¿Puedo usar un grupo de destinatarios con la firma electrónica avanzada o cualificada?
No. Los grupos de destinatarios están disponibles únicamente con el nivel de firma electrónica simple.
¿Por qué otro miembro no puede firmar ahora?
Solo un miembro puede firmar a la vez. Si otro miembro ha empezado a firmar, espera a que termine. Si se detiene durante 10 minutos, puedes empezar.
¿Puedo guardar un grupo de destinatarios para reutilizarlo más adelante?
No. Creas el grupo en cada invitación de firma. Si quieres reutilizar el mismo grupo con frecuencia, añádelo a una plantilla.
¿Qué ocurre con mis grupos de destinatarios si cambio a un plan que no incluye esta función?
Las invitaciones de firma que ya hayas enviado no se ven afectadas y pueden completarse con normalidad. Tus borradores y plantillas con un grupo de destinatarios se conservan. Cuando intentes enviarlos, un mensaje te pedirá que elimines primero el grupo o que vuelvas a un plan compatible.